Beëdigd vertaalwerk: hoe één digitale ingreep miljoenen euro’s aan kosten vermeed en honderdduizenden werkuren vrijmaakte
In dit artikel
Op 2 december 2022 wijzigde artikel 555/11 van het Gerechtelijk Wetboek. Beëdigd vertalers mochten hun fysieke stempel en handtekening in de prullenmand kieperen en moesten hun beëdigd vertaalwerk voortaan elektronisch ondertekenen.
Daar waren vier jaar geleden wat praktische bezorgdheden rond, maar intussen leren ons de praktijk en wat elementaire berekeningen dat deze ogenschijnlijk kleine digitale ingreep een enorme productiviteitswinst heeft opgeleverd voor de sector van het beëdigd vertalen, en dat er ook op de rechtbanken een aanzienlijke hoeveelheid arbeidstijd is vrijgekomen.
Maar ook voor de klant, van de rechtzoekende burger tot de internationaal actieve onderneming is de winst opmerkelijk te noemen. Ik praatte hierover met Geert Vancoillie, founder en ceo van het Torhoutse vertaalbureau Crealingua en zelf ook beëdigd vertaler.
De beëdigde vertaling is geen gewone vertaling
Stel, je roots liggen in Denemarken. Je geboorteakte is in het Deens opgesteld en je wil trouwen met je partner in Antwerpen.
Dan heb je een beëdigde vertaling van die geboorteakte nodig. Dat wil zeggen: een vertaling van de hand van een beëdigd vertaler. Dat is een vertaler die ten overstaan van de voorzitter van het hof van beroep een professionele eed heeft afgelegd en aan een strikte deontologische code gebonden is. De vertaler heeft voor de rechtbank letterlijk gezegd: “Ik zweer dat ik mijn opdracht nauwgezet, in eer en geweten en eerlijk zal vervullen.”
Zonder beëdiging heeft jouw geboorteakte geen rechtskracht, en zo wil je niet getrouwd zijn. 😉
De beëdigde vertaling is in het maatschappelijke verkeer, maar ook in de economie en nog meer in een hele reeks juridische en administratieve processen een onmisbare schakel. Denk aan de vertaling van een tenlastelegging, een vonnis, een diploma, een notariële akte of denk aan buitenlandse overname- of fusieprocessen waarin de vertaling van bedrijfsstatuten van belang is.
In feite is de beëdigde vertaling in al die processen niet alleen een schakel maar simpelweg een voorwaarde. Vertaling niet beëdigd? Geen rechtskracht.
Veel mensen denken dat beëdigd vertalen gewoon “officiële documenten vertalen” betekent. Maar het belang is vaak veel wezenlijker; de beëdigde vertaling beschermt je rechten en geeft je toegang tot justitie.
Voor en na 2022
Rond de beëdigde vertaling is in de loop der tijden een hele infrastructuur gebouwd.
Even terug naar je Deense geboorteakte. Je zoekt je beëdigd vertaler – alle beëdigd vertalers vind je bijvoorbeeld in het Nationaal Register – en je bezorgt je document per post, koerier of rechtstreeks aan de vertaler. De vertaler opent je dossier, maakt de vertaling en zet vervolgens een logistiek proces in gang: printen, stempelen, handtekenen, naar de rechtbank rijden, afgeven aan de burgerlijke griffie, terugrijden, wachten, ophalen (naar de rechtbank en terug), administratief verwerken (scannen en mailen of envelopperen, frankeren en posten), vertaaldossier archiveren.
De kost van je beëdigde vertaling zit duidelijk niet alleen in het aantal vertaalde woorden. De waarde van je beëdigde vertaling natuurlijk ook niet. Die zit veel meer in de garantie op rechtskracht, én natuurlijk vooral ook in wat de vertaling voor jou mogelijk maakt – trouwen bijvoorbeeld. 😉
Zo ging het tot december 2022, nu bijna vier jaar geleden, tot de komst van de gekwalificeerde elektronische handtekening.
Sindsdien kan de beëdigd vertaler je vertaling ook digitaal ondertekenen. En is de verplaatsing naar de rechtbank niet meer nodig. Gekwalificeerd betekent overigens in België dat je ondertekent via eID of itsme, dus niet zomaar een gescande handtekening of met een touchscreen.
Geert Vancoillie berekende hoeveel kosten de beëdigd vertalers met deze digitalisering hebben vermeden, én hoeveel capaciteit de digitalisering aan overheidszijde heeft vrijgemaakt.
Geert vertelt hoe hij vijfentwintig jaar lang zelf vanuit Torhout naar de rechtbank van eerste aanleg in Brugge is gereden om er zijn vertalingen op de burgerlijke griffie af te geven om zijn handtekening op de beëdigd vertaalde documenten te laten legaliseren door een rechtbank van eerste aanleg. “Pas de volgende dag, en minstens 24 uren later, kon ik er opnieuw terecht om de door de griffier van dienst afgestempelde beëdigd vertaalde documenten af te halen.”
Geert is opgelucht dat het papieren tijdperk is afgesloten. “Ik zou me geen leven meer kunnen voorstellen zonder het digitale systeem van beëdigingen en legalisaties van vertalingen: snel, efficiënt, performant en vooral de servicegraad voor de bedrijfsklanten en particuliere klanten van Crealingua is met vele procenten gestegen.”
In het nieuwe, digitale systeem hoeft de beëdigd vertaler nog maar twee stappen uit te voeren: de vertaling opslaan in pdf en digitaal ondertekenen, en de digitaal ondertekende pdf naar de klant doormailen.
De cijfers dan – besparing of vermeden kosten?
Voor de sector
Geert kreeg van het Nationaal Register te horen dat er 2249 beëdigd vertalers geregistreerd zijn (september 2025). In combinatie met cijfers uit de masterproef van Sybren Mairesse (2024, UGent), die zijn respondenten onder meer vroeg hoe vaak ze beëdigde vertalingen maken, raamt Geert het aantal beëdigde vertalingen in België op jaarbasis op ongeveer 1,276 miljoen.
Hij berekent vervolgens de kost van een gemiddelde verplaatsing en de daarmee gepaard gaande arbeidstijd, de kosten voor papier, postzegels, enveloppen, en de kost van het administratieve werk dat bij elke beëdigde vertaling tot eind 2022 kwam kijken. Die kosten telt hij op en extrapoleert hij over de meer dan 1 miljoen beëdigde vertalingen per jaar. Dat levert een geraamd bedrag op van 34,42 miljoen per jaar ofte 106,1 miljoen euro voor de periode van december 2022 tot december 2025.
Volgens Geert hebben alle Belgische beëdigd vertalers samen intussen 106 miljoen euro bespaard. Of we hier van een echte kasbesparing kunnen spreken, is natuurlijk maar de vraag. Maar in ieder geval hebben we hier een berekening van de kost die het oude fysieke systeem zou hebben veroorzaakt als het was blijven bestaan. We kunnen dus zeker wel van een vermeden kost voor de sector spreken. Dat maakt het geraamde bedrag niet minder interessant.
Voor de overheid
Geboeid door zijn simulatie van de vermeden kosten en de winst in termen van snelheid van levering, productiviteit en klantenservice, vroegen we Geert naar zijn inschatting van de vermeden kosten (of de gerealiseerde besparing zo je wil) aan overheidszijde.
Hiervoor reconstrueert Geert wat er tot eind 2022 aan de andere kant van het loket op de rechtbank gebeurde: het logistieke proces van ontvangen, verwerken en teruggeven van een beëdigde vertaling in het oude analoge systeem.
Geert Vancoillie: “Je bracht je documenten zelf naar de rechtbank of je stuurde ze per post op. Hoe dat precies verliep, verschilde van rechtbank tot rechtbank. In Gent gaf je de stukken bijvoorbeeld aan de algemene receptie af. Je kreeg een ticket mee en kwam een of twee dagen later terug om de gelegaliseerde documenten op te halen. In Brugge kon je rechtstreeks naar de burgerlijke griffie, maar ook daar konden de stukken niet dezelfde dag weer mee naar huis.”
“Wilde je de verplaatsing vermijden, dan kon je de documenten per post naar de rechtbank sturen. In de envelop met je vertaling stak je dan nog een tweede, voorgefrankeerde envelop met daarop je retouradres. De griffie gebruikte die om je de documenten terug te sturen. Zelfs in het vlotste scenario waren de stukken enkele werkdagen onderweg."
Hoe zag het traject eruit dat jouw vertaling binnen de muren van de rechtbank aflegde? Van de balie naar de griffier en terug …
Geert Vancoillie: “Je papieren dossier belandde dus aan de balie of via de post bij de griffie. Als het via de post was, moest de envelop natuurlijk worden geopend en dan kwam het document bij de andere binnengekomen vertalingen terecht, in de praktijk vaak in een bakje 'IN'. Daarmee was je dossier fysiek aanwezig, maar de eigenlijke behandeling moest nog beginnen.”
Van bakje in naar bakje uit
De eigenlijke behandeling, daarmee bedoel je vooral de controle van je document door een griffiemedewerker?
Geert Vancoillie: “Ja, dit was inhoudelijk de belangrijkste administratieve stap. De medewerker plaatste de legalisatiestempel en vulde met de hand onder meer naam, voornaam en datum in. Vervolgens ging de medewerker na of je daadwerkelijk geregistreerd stond als beëdigd vertaler. Als je als vertaler regelmatig langskwam, waren je gegevens natuurlijk wel bekend. Maar bij anderen moest de medewerker ze opzoeken en bijvoorbeeld ook controleren of de registratie wel gold voor de talencombinatie van de vertaling. De medewerker keek ook naar het document zelf: stond de wettelijk verplichte slotformule (“Voor eensluidende vertaling ne varietur …”) erop en stond de handtekening van de vertaler er wel op? Een vergeten handtekening – ja, dat gebeurde – haalde de routine meteen helemaal onderuit.”
We moeten nog naar de griffier, denk ik?
Geert Vancoillie: “Ja, daarna werden de gedurende de dag verzamelde vertalingen fysiek naar het bureau van de bevoegde griffier gebracht. Dat kon de hoofdgriffier zijn of een adjunct. Was die persoon afwezig of met verlof, dan moest soms iemand van een andere dienst worden ingeschakeld. Wat op papier één simpele administratieve handeling lijkt, betekende in de dagelijkse praktijk dus ook documenten verzamelen, ermee door het gebouw lopen – soms twee verdiepingen hoger of lager - en daarbij rekening houden met de beschikbaarheid van personeel.”
“Als alles goed was, ondertekende dan de griffier de voorbereide vertalingen. De inhoudelijke controles waren in principe al door de medewerker uitgevoerd, dus dat ging dan wel snel.”
En daarna maakte je document de omgekeerde beweging?
“Ja, met de handtekening van de griffier erop moest de stapel opnieuw van diens bureau naar de balie. Een medewerker haalde de afgewerkte vertalingen op en legde ze bijvoorbeeld in het bakje 'OUT'. Pas dan waren ze klaar om de rechtbank weer te verlaten.”
“Had je je documenten zelf gebracht, dan moest je opnieuw naar de rechtbank komen om ze aan de balie af te halen. Bij verzending per post stak een medewerker je documenten in de meegeleverde retourenvelop en werd alles op de post gedaan,” aldus nog Geert Vancoillie.
133 voltijdse arbeidsjaren vrijgemaakt
Geert rekent met 10 minuten logistieke doorlooptijd per dossier in de rechtbank, alle mogelijke complicaties inbegrepen (document zoekgeraakt, post niet aangekomen, telefoontjes over de status van je dossier, personeelsplanning enz.).
Dat lijkt redelijk en voorzichtig, maar het is voor de duidelijkheid een inschatting (van een expert met vijfentwintig jaar ervaring weliswaar) en geen gechronometreerde gemiddelde verwerkingstijd.
Nog steeds op basis van 1,276 miljoen dossiers per jaar komt Geert op een totale verwerkingstijd van 12.756.300 minuten. Dat zijn 212.605 arbeidsuren op jaarbasis en, met een geschatte kostprijs per arbeidsuur van 45 euro, een totale arbeidswaarde van 9,57 miljoen euro per jaar.
Nog voor de duidelijkheid: dit oogt als een redelijk indrukwekkende budgettaire besparing, maar in feite is het interessanter gewoon vast te stellen dat de gekwalificeerde elektronische handtekening aan de zijde van de rechtbank meer dan 200.000 arbeidsuren heeft vrijgemaakt. Dat zijn, gerekend met 1600 productieve arbeidsuren per VTE per jaar ongeveer 133 voltijdse arbeidsjaren.
Kunnen we de efficiëntiewinst voor de sector en de vrijgemaakte capaciteit op de rechtbank optellen en zeggen hoeveel besparing er sinds de invoering van de elektronische handtekening is gerealiseerd? Neen, we zouden appels bij peren optellen en dat gaan we niet doen.
Conclusie: grote efficiëntiewinst, aanzienlijke capaciteit aan arbeidstijd vrijgemaakt, én maatschappelijke winst
In december 2022 verdween met de invoering van de gekwalificeerde elektronische handtekening niet alleen de fysieke handtekening, maar verdwenen in één klap ook duizenden kleine menselijke handelingen zowel aan de zijde van de vertaler als aan de zijde van de rechtbank. Er ging om zo te zeggen een hele fysieke infrastructuur op de schop.
Eén manier om het te bekijken is dat de beëdigd vertalers en de rechtbanken een indrukwekkende besparing gerealiseerd hebben.
Maar volgens mij nog veel interessanter is de vaststelling dat er vooral een indrukwekkende efficiëntiewinst is gerealiseerd in de sector van het beëdigd vertaalwerk en dat er een aanzienlijke capaciteit aan arbeidsuren is vrijgemaakt bij de rechtbanken.
De verdienste van Geert Vancoillie is dat hij door al die verdwenen handelingen te reconstrueren een grootteorde laat zien van die efficiëntiewinst en die vrijgekomen capaciteit.
De grootste winst van de digitalisering zit met andere woorden misschien niet eens in wat er niet meer wordt uitgegeven, maar in wat er met de vrijgekomen tijd is gebeurd.
Voor Geert was het onmiddellijk zonneklaar wat er met die tijd moest gebeuren: “Ruw gerekend verwerkten wij vroeger ongeveer 8 dossiers in 4 uur. Je moest rekenen op een uur rijden naar de rechtbank, een uur terug en ongeveer anderhalf uur voor de verdere verwerking. Alles samen kwam dat neer op ongeveer 30 minuten per dossier. Vandaag verwerken we in diezelfde 4 uur ongeveer 13 dossiers, of gemiddeld 18 minuten per dossier. Dat verschil is enorm: de tijd die vroeger naar verplaatsingen en administratie ging, kunnen we nu aan het eigenlijke werk besteden,” licht Geert Vancoillie nog enthousiast toe.
Van hieruit kunnen we niet goed zien of de rechtbanken met hetzelfde enthousiasme aan de slag zijn gegaan met de vrijgekomen tijd.
Samengevat zien we bedrijfseconomisch een mooie zaak voor de vertalers en de rechtbanken, maar ook maatschappelijk is er een mooie winst. Snellere rechtszekerheid voor bedrijven die beëdigde vertalingen nodig hebben. En ook voor de burger; als je met een Deense geboorteakte in Antwerpen wil trouwen, wil je je aanstaande echt niet langer dan nodig in spanning laten wachten op de beëdigde vertaling. 😉
Bronnen
Nationaal Register beëdigd tolken en vertalers
Wijzigingen Gerechtelijk Wetboek 2 december 2022
Website Crealingua met blogartikel Geert Vancoillie
Verkort blogartikel op LinkedIn Geert Vancoillie